Préambule
La présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels (ci-après nommée «la Politique») vise à expliquer comment Abigaëlle Gascon utilise, conserve, divulgue, protège et détruit les informations personnelles qui sont recueillies auprès:
- des utilisateurs du site web cisstraumas.com (ci-après nommés «les utilisateurs du site web»),
- de la clientèle qui lui fait une demande de services cliniques ou qui reçoit de sa part des services cliniques (ci-après nommés «la clientèle clinique»),
- de la clientèle qui demande de l’information ou achète/participe à des formations offertes par le Centre intégré de services sensibles aux traumas (ci-après nommée «la clientèle de formation»).
En utilisant le site web ou en la contactant, les utilisateurs et la clientèle clinique ou de formation consentent à la collecte et à l’utilisation des renseignements personnels conformément aux Politiques énoncées dans le présent texte. Si les utilisateurs du site web et la clientèle clinique ou de formation ne souhaitent pas consentir aux politiques énoncées, ils peuvent renoncer à l’accès aux services proposés par le site web ou aux services offerts par Abigaëlle Gascon.
Dans le contexte où Abigaëlle Gascon, psychologue, peut offrir des services de référencement à des personnes professionnel·les qui sont indépendant·es dans leur pratique, la présente Politique vise aussi à identifier la limite de responsabilités d’Abigaëlle Gascon dans le contexte de la pratique professionnelle indépendante de ces professionnel·les. À partir du moment où les utilisateurs du site web ou la clientèle clinique ou de formation sont référées à des professionnel·les indépendant·es dans leur pratique, ces dernières deviennent responsables de la confidentialité et de la protection des renseignements personnels qu’elles recueillent, utilisent, conservent, divulguent ou détruisent elles-mêmes.
Inventaire des renseignements recueillis
Abigaëlle Gascon, psychologue, peut être amenée à recueillir diverses catégories de renseignements:
- Des renseignements nominatifs à propos de la clientèle clinique ou de formation
- Ex.: nom, prénom, date de naissance, âge
- Des coordonnées à propos de la clientèle clinique ou de formation
- Ex.: lieu de résidence, téléphone, adresse courriel
- Des données cliniques à propos de la clientèle clinique
- Ex.: description sommaire du motif de consultation, renseignements sur la santé psychologique et médicale, description sommaire des services rendus et leur date, conclusions cliniques de l’évaluation psychologique, objectifs psychothérapeutiques ciblés, recommandations, notes sur l’évolution du traitement psychologique
- Des données liées au paiement et à la facturation de la clientèle clinique, incluant celles relatives aux clients-payeurs, aux clients-employeurs et aux clients tiers-payeurs
- Ex.: documents comptables permettant de rendre compte des échanges monétaires en lien avec le paiement des services et permettant de rendre compte des responsabilités fiscales (reçus, factures)
- Ex.: informations liées à des compagnies d’assurance ou à des institutions qui indemnisent les services (numéros de dossier)
- Ex. : documents permettant de rendre compte des services rendus (ex. : compte de services incluant date, durée des séances, somme due)
- Ex. : informations transigeant par les logiciels bancaires et permettant les transferts monétaires (courriels, numéros de transaction, sommes transigées)
- Des documents relatifs à la transmission de renseignements sur la clientèle clinique à des tiers
- Ex. : documents signés autorisant la transmission de tels renseignements
- Des données liées au paiement et à la facturation de la clientèle de formation
- Ex. : informations transigeant par les logiciels bancaires et permettant les transferts monétaires (courriels, numéros de transaction, sommes transigées)
- Ex. : documents comptables permettant de rendre compte des échanges monétaires en lien avec le paiement des services et permettant de rendre compte des responsabilités fiscales (reçus, factures)
- Des données liées à la participation pour la clientèle de formation :
- Ex. : date de participation, module(s) suivi(s), attestation de participation émise
- Tout autre renseignement personnel que la clientèle clinique ou de formation choisit de fournir
- Des données relatives aux utilisateurs du site web
- Le statut de consentement ou le retrait du consentement en lien avec l’utilisation des cookies
- L’adresse IP anonyme
- Les informations sur le navigateur
- Des Informations sur l’appareil utilisé
- La date et l’heure de la visite sur le site web par les utilisateurs du site web
- L’url de la page web où les préférences de consentement ont été enregistrées ou mises à jour
- L’emplacement approximatif de l’utilisateur du site web qui a enregistré ses préférences en matière de consentement.
- un identifiant unique universel (UUID) de l’utilisateur du site web qui a cliqué sur la bannière cookie.
Moyens de collecte de l’information
Divers moyens de collecte des informations personnelles sont utilisés, soit des moyens technologiques et non technologiques.
Moyens non technologiques:
- En personne: par exemple, lors d’échanges verbaux ayant lieu dans les rencontres avec la clientèle clinique ou de formation. Les informations recueillies sont celles que la clientèle clinique ou de formation choisit de partager.
- Par documents papier: par exemple, via des documents papiers transmis volontairement par la clientèle clinique ou de formation.
Moyens technologiques:
- Par messagerie courriel via la clientèle clinique ou de formation elle-même: les informations recueillies par ce moyen sont celles que la clientèle clinique ou de formation choisit de fournir.
- Par messagerie courriel, via des tiers: les informations recueillies par ce moyen sont celles que la clientèle clinique a autorisé au préalable via formulaire de consentement.
- Les adresses courriel professionnelles (abigaelle.gascon@cisstraumas.com / info@cisstraumas.com) sont gérées via Roundcube, une messagerie sécurisée. Les communications transitent par des serveurs protégés par chiffrement (SSL/TLS) et accessibles uniquement par mot de passe robuste.
- Par téléphone, via la clientèle clinique ou de formation elle-même: les informations recueillies par ce moyen sont celles que la clientèle clinique ou de formation choisit de transmettre.
- Par téléphone, via des tiers: les informations recueillies par ce moyen sont celles que la clientèle clinique a autorisé au préalable via formulaire de consentement.
- Via les formulaires de contact disponibles sur le site web: les informations recueillies par ce moyen sont celles que la clientèle clinique ou de formation choisit de fournir.
- Par le logiciel Psylog: cette plateforme, conçue spécifiquement pour les psychologues et hébergée au Québec, est utilisée pour entrer les données nominatives (selon les informations déjà transmises par la clientèle clinique par d’autres moyens énumérés dans cette politique), pour la tenue de dossier clinique et les notes évolutives de la clientèle clinique, pour gérer la comptabilité (selon les informations déjà transmises par la clientèle clinique par d’autres moyens énumérés dans cette politique), ainsi que pour recueillir des signatures électroniques sur des formulaires de consentement. Psylog applique des standards élevés de sécurité et de confidentialité, notamment l’hébergement sécurisé des données au Québec, le chiffrement des communications et des données, ainsi qu’un accès restreint par authentification.
- Via Google Meet, par échanges verbaux lors de séances de consultations cliniques virtuelles: Google Meet est un service sécurisé hébergé par Google. Toutes les communications sont chiffrées pendant leur transmission. Aucune séance n’est enregistrée ni stockée par la professionnelle, et aucune donnée verbale ou écrite n’est conservée sur les serveurs de Google à des fins autres que la transmission en temps réel. La clientèle clinique est informée que cette plateforme est utilisée pour la prestation des services en visioconférence et doit donner son consentement explicite à ce mode de communication.
- Via CookieFirst: Pour le bon fonctionnement du site web, le Centre intégré de services sensibles aux traumas (Abigaëlle Gascon) utilise des cookies. Afin d’obtenir et documenter correctement le consentement des utilisateurs, Abigaëlle Gascon utilise une plateforme de gestion des consentements appelée CookieFirst, fournie par Digital Data Solutions BV (Amsterdam, Pays-Bas, site web: cookiefirst.com).Lorsque l’utilisateur accède au site web, CookieFirst affiche une bannière de consentement et enregistre les préférences choisies par l’utilisateur. Un cookie technique est ensuite stocké dans le navigateur pour activer uniquement les cookies autorisés par l’utilisateur et pour documenter ce consentement.
- Via les fichiers journaux du serveur: Le site web (cisstraumas.com) et CookieFirst collectent et stockent automatiquement certaines informations transmises par le navigateur des utilisateurs (ex.: adresse IP, type d’appareil, type de navigateur, pages consultées, durée de navigation). Ces informations correspondent aux données déjà énumérées plus haut dans la section Inventaire des renseignements recueillis.
Utilisation des renseignements recueillis
Les renseignements personnels recueillis auprès de la clientèle clinique, de la clientèle de formation ou des utilisateurs du site web sont utilisés par Abigaëlle Gascon, psychologue, notamment mais potentiellement non exclusivement, pour les raisons suivantes:
- Identifier une personne
• Établir et maintenir la communication régulière avec la clientèle clinique ou de formation
• Transmettre de l’information sur les services offerts
• Le référencement vers d’autres professionnel·les
• Offrir des services sécuritaires et de qualité
• Vérifier l’adéquation entre les services offerts et les besoins de la clientèle clinique
• Envoyer les secours, par exemple en cas de risque suicidaire imminent
• La facturation des services
• Être conforme aux exigences réglementaires et à la loi en général
Personnes ayant accès aux renseignements personnels et divulgation des renseignements
Accès aux renseignements personnels
- Abigaëlle Gascon, psychologue, est la seule personne ayant accès aux renseignements personnels recueillis auprès de la clientèle clinique, de la clientèle de formation ou des utilisateurs du site web.
- Exception: Samuel Alexis Poliquin, à qui la création et les modifications techniques du site web ont été déléguées, peut avoir accès uniquement aux informations des utilisateurs du site web générées automatiquement lors de la navigation sur le site (par exemple, adresses IP, type de navigateur, type d’appareil, pages consultées). Il n’a accès à aucun autre renseignement personnel.
- Exception: Les psychothérapeutes/psychologues qui co-animent des groupes de psychothérapie avec Abigaëlle Gascon peuvent avoir accès aux renseignements personnels reliés à la clientèle clinique de ces groupes. La clientèle clinique de ces groupes est avisée au préalable des autres psychothérapeutes qui ont accès aux informations, le cas échéant.
Divulgation des renseignements personnels
Les renseignements personnels de la clientèle clinique peuvent être divulgués:
- Avec le consentement de la clientèle clinique, notamment pour:
- le référencement vers d’autres professionnels de la santé mentale,
- les échanges d’informations cliniques avec d’autres professionnels de la santé physique et/ou mentale.
- Sans consentement de la clientèle clinique, uniquement dans les situations d’urgence prévues par le Code de déontologie des psychologues du Québec.
Toutes les divulgations sont faites conformément au Code de déontologie des psychologues du Québec et aux exigences légales, et uniquement dans la mesure nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels les renseignements ont été recueillis.
Mesures de sécurité mises en place
Abigaëlle Gascon, psychologue, met en œuvre des mesures de sécurité appropriées pour protéger les renseignements personnels de la clientèle clinique ou de formation et des utilisateurs du site web contre tout accès, divulgation, modification ou destruction non autorisés.
- Protection des données électroniques
- La grande majorité des renseignements personnels de la clientèle clinique sont conservés électroniquement dans le logiciel Psylog, qui applique des standards élevés de sécurité et de confidentialité, tels qu’énumérés précédemment.
- L’accès au compte Psylog est protégé par un mot de passe robuste, connu uniquement de la psychologue.
- Protection des documents papier
- Les quelques fichiers papier sont conservés dans un classeur verrouillé, lui-même placé dans un local sécurisé et verrouillé.
- Durée de conservation et destruction des données
- Les renseignements personnels recueillis auprès des utilisateurs du site web ou directement auprès de la clientèle clinique ou de formation, qu’ils soient en format numérique ou papier, ne sont conservés que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés. La durée de conservation des renseignements personnels de la clientèle clinique est régie par les règles déontologiques de l’Ordre des psychologues du Québec.
- Les fichiers témoins («cookies») acceptés lors de l’utilisation du site web ne sont conservés que le temps nécessaire pour établir des rapports statistiques.
- Les renseignements périmés, qu’ils soient en format numérique ou en format papier, seront détruits régulièrement et de façon sécuritaire.
Les droits des personnes concernées par le recueil des renseignements personnels
Toute personne concernée par le recueil de renseignements personnels auprès de la clientèle clinique ou de formation ou des utilisateurs du site web dispose des droits suivants:
- Droit d’accès aux renseignements personnels
- Toute personne a le droit de demander à accéder aux renseignements personnels détenus à son sujet par Abigaëlle Gascon, psychologue. Cet accès permet de prendre connaissance des informations recueillies, de leur finalité et des personnes ayant eu accès à ces renseignements.
- Droit de rectification ou de mise à jour des renseignements personnels
- Toute personne peut demander à faire rectifier, mettre à jour ou compléter les renseignements personnels la concernant si elle constate qu’ils sont inexacts, incomplets ou périmés.
- Droit de déposer une plainte
- Toute personne qui estime que ses droits relatifs à la protection de ses renseignements personnels n’ont pas été respectés peut déposer une plainte. Conformément à la présente Politique, cette plainte peut être adressée directement à Abigaëlle Gascon, psychologue.
Les personnes concernées peuvent exercer ces droits via divers moyens:
- Par courriel: abigaelle.gascon@cisstraumas.com
- Par téléphone : au numéro fourni lors de la prise de contact avec la psychologue
- En personne : lors d’une rencontre avec la psychologue au Centre intégré de services sensibles aux traumas
Toute demande d’accès ou de rectification sera traitée dans un délai raisonnable, conformément aux obligations légales et aux règles déontologiques applicables aux psychologues.
Personne responsable de l’application et de la révision de la politique
Abigaëlle Gascon, psychologue, est désignée comme personne responsable de l’application de la présente Politique et de la supervision de toutes les activités liées à la collecte, l’utilisation, la conservation et la divulgation des renseignements personnels. Elle est également désignée comme personne répondante en ce qui a trait aux renseignements personnels de la clientèle clinique, de la clientèle de formation et des utilisateurs du site web.
À partir du moment où les utilisateurs du site web ou la clientèle clinique ou de formation sont référés à des professionnels ou à des ressources indépendantes qui collaborent avec Abigaëlle Gascon (Centre intégré de services sensibles aux traumas), ces professionnels ou ces ressources deviennent responsables de la confidentialité et de la protection des renseignements personnels qu’elles recueillent, utilisent, conservent, divulguent ou détruisent elles-mêmes par la suite, par exemple dans le cadre de l’évaluation, de la psychothérapie ou de communications avec la clientèle clinique.
Abigaëlle Gascon, psychologue, n’est pas responsable des pratiques en matière de vie privée de ces autres ressources ou professionnel·les indépendants.
Dates d’entrée en vigueur et de révision de la politique
- Date d’entrée en vigueur: 23 août 2025
• Date de la dernière révision: 23 août 2025
Abigaëlle Gascon, psychologue, se réserve le droit de modifier le contenu de cette Politique ainsi que les technologies utilisées pour gérer ces renseignements, le tout unilatéralement et à tout moment, sans préavis.
